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Documentación de AuraOne Suite

Referencia completa para operar la suite. Diseñada para equipos operativos y administrativos. Lee, practica y marca tu progreso — el checklist se guarda automáticamente.

v1.0·15 secciones·Progreso persistente
Índice interactivo

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§01

Cómo usar este manual

Este manual está escrito para capacitar equipos operativos y administrativos. Explica qué hace cada módulo, cómo hacerlo paso a paso e incluye ejercicios rápidos para aprender usando el sistema real.

Para quién está pensado

  • Personas administrativas, recepción, asistentes y dueñas de negocio.
  • Personas que no programan y solo necesitan operar AuraOne bien.

Forma recomendada de aprendizaje

  1. 1
    Leer un módulo.
  2. 2
    Hacer el ejercicio rápido de ese módulo.
  3. 3
    Repetir el proceso con un caso real del negocio.
Regla simple
Si un paso no te sale, no avances al siguiente módulo hasta resolverlo.
§02

Roles dentro de empresa

En AuraOne, lo que puedes ver y hacer depende de tu rol:

  • company_owner — acceso completo de empresa.
  • company_admin — gestión operativa (normalmente sin facturación).
  • staff — operación diaria, con acceso limitado según permisos.
Nota
Si no ves un módulo o botón, normalmente es por rol o por plan.
§03

Ruta de capacitación recomendada

Orden sugerido para aprender sin saltarte nada importante:

  1. 1
    Panel — entender el estado general
  2. 2
    Mensajes — operación diaria principal
  3. 3
    Contactos — base de datos comercial
  4. 4
    Agenda — citas manuales y seguimiento
  5. 5
    Campañas + Plantillas
  6. 6
    Canales
  7. 7
    Analíticas
  8. 8
    Usuarios
  9. 9
    Configuración
  10. 10
    Facturación
§04

Panel

/dashboard

Qué hace

Te muestra el resumen de negocio en un solo lugar:

  • métricas clave,
  • actividad por día,
  • rendimiento de IA,
  • canales,
  • desempeño del equipo.

Paso a paso

  1. 1
    Entra a Panel.
  2. 2
    En la parte superior, selecciona rango (7d, 30d, 3m).
  3. 3
    Revisa tarjetas KPI (conversaciones, citas, etc.).
  4. 4
    Baja al gráfico de actividad para ver días con picos.
  5. 5
    Revisa tabla de equipo para detectar cargas desbalanceadas.
Ejercicio rápido
Cambia de 7d a 30d y anota: si subieron o bajaron conversaciones, y en qué días hay mayor actividad.
§05

Mensajes

/inbox

Qué hace

Es la bandeja central de conversaciones de clientes. Desde aquí puedes responder, tomar control humano, cerrar/reabrir chats y gestionar acciones del contexto del cliente.

Flujo diario recomendado

  1. 1
    Abre Mensajes.
  2. 2
    Selecciona una conversación nueva.
  3. 3
    Lee los últimos mensajes antes de responder.
  4. 4
    Responde desde el panel de chat.
  5. 5
    Si el caso requiere humano: pausa IA y continúa atención manual.
  6. 6
    Cierra conversación cuando termine.

Pausar / Reanudar IA

  1. 1
    Entra al chat del cliente.
  2. 2
    Usa Pausar IA cuando quieras control humano.
  3. 3
    Atiende manualmente.
  4. 4
    Usa Reanudar IA para devolver el flujo automático.

Cerrar y reabrir conversación

  1. 1
    Dentro del chat, usa Cerrar conversación.
  2. 2
    Si vuelve el cliente, usa Reabrir conversación.

Notas internas

  1. 1
    En el chat, escribe una nota interna (no visible al cliente).
  2. 2
    Guarda la nota.
  3. 3
    Verifica que quede en el historial interno.
Buenas prácticas
  • No cierres un chat sin siguiente paso claro.
  • Si pausas IA, deja nota interna del por qué.
  • Usa mensajes breves y accionables.
§06

Contactos

/contacts

Qué hace

Es el CRM operativo: lista de clientes, estado comercial, etiquetas y consentimiento.

Crear un contacto manualmente

  1. 1
    Entra a Contactos.
  2. 2
    Haz clic en Nuevo contacto.
  3. 3
    Completa: nombre (opcional), teléfono (obligatorio, mínimo 8 dígitos), email (opcional), estado, etiquetas.
  4. 4
    Haz clic en Guardar.
  5. 5
    Verifica que aparezca en la tabla.

Importar contactos por CSV

  1. 1
    Haz clic en Importar CSV.
  2. 2
    (Opcional) descarga la plantilla CSV.
  3. 3
    Sube tu archivo.
  4. 4
    Revisa mapeo de columnas (name, phone, email, tags, status).
  5. 5
    Revisa resumen de válidos / inválidos.
  6. 6
    Haz clic en Confirmar importación.

Acciones masivas

  1. 1
    Selecciona varios contactos con checkbox.
  2. 2
    Usa la barra de acciones masivas para: cambiar estado, activar opt-in marketing o eliminar.
§07

Agenda

/appointments

Qué hace

Gestiona citas en vista semanal. Aquí conviven citas creadas manualmente y citas creadas desde conversaciones / IA.

Agendar manualmente

  1. 1
    Entra a Agenda.
  2. 2
    Haz clic en Nueva Cita.
  3. 3
    Completa: Servicio, Fecha, Hora.
  4. 4
    Bloque Paciente / contacto: busca uno existente o escribe nombre manual.
  5. 5
    (Opcional) agrega notas / expediente.
  6. 6
    Haz clic en Guardar y verifica en la grilla semanal.

Editar / Cambiar estado / Eliminar

Estados disponibles:

ProgramadaCompletadaCanceladaNo asistió
Nota
Si la cita fue creada desde una conversación, en el detalle verás botón para Abrir Conversación en Inbox.
§08

Campañas y Plantillas

/campaigns

Qué hace

Permite crear, preparar y enviar campañas con audiencias de contactos.

  • Tú eliges qué mensaje enviar (plantilla),
  • a quién enviarlo (segmento),
  • y cuándo / cómo enviarlo (de una vez o por cadencia).

Crear una campaña (wizard)

  1. 1
    Entra a Campañas.
  2. 2
    Haz clic en + Crear o Nueva Campaña.
  3. 3
    Paso 1 — Plantilla: selecciona, verifica estado (idealmente aprobada), completa variables.
  4. 4
    Paso 2 — Audiencia: usa segmento guardado o define regla automática.
  5. 5
    Paso 3 — Programar envío: Borrador, Programar o Enviar ahora.
  6. 6
    En el mismo paso, decide si activas Cadencia de envío (lote + intervalo).
  7. 7
    Paso 4 — Confirmar: revisa destinatarios y pulsa Enviar Campaña.
Cadencia de envío (explicado fácil)

Piensa en un grifo: sin cadencia = abres al máximo (todo de una); con cadencia = abres por partes (controlado).

Configuración segura para empezar: Mensajes por lote 10–15 · Intervalo 10–15 min.

Ejemplo: 120 contactos con lote 15 e intervalo 15 min → salen 15, luego 15, luego 15…

Programar vs Cadencia
Programar define la fecha/hora de inicio. Cadencia define el ritmo después de iniciar. Puedes usar ambos.

Crear un segmento

  1. 1
    En Campañas, abre pestaña Segmentos.
  2. 2
    Crea segmento.
  3. 3
    Agrega contactos por búsqueda, etiqueta o usando 'Añadir todos los listados'.
  4. 4
    Guarda y úsalo en el wizard.
Ejemplo práctico — VIP Abril
  1. Ir a Segmentos.
  2. Crear segmento: VIP Abril.
  3. Buscar etiqueta: vip.
  4. Clic en Añadir todos los listados.
  5. Guardar y usar al crear la campaña.
Guía ampliada

Módulo Plantillas (no técnica)

Este es el punto más sensible: una plantilla mal hecha puede confundir al cliente, fallar al enviar o salir con datos mal ubicados (ej. fecha en lugar de nombre).

  1. 1
    Define objetivo del mensaje.
  2. 2
    Escribe texto simple y humano.
  3. 3
    Revisa variables.
  4. 4
    Prueba internamente.
  5. 5
    Recién entonces la usas en campaña.

Paso A — Definir objetivo

Elige solo un objetivo por plantilla: confirmar cita, recordar cita, promoción o reactivar cliente inactivo.

Paso B — Estructura del texto

  1. saludo corto,
  2. mensaje principal,
  3. dato clave (fecha / promoción / acción),
  4. cierre claro.

Ejemplo recordatorio

Hola {{1}}, te recordamos tu cita de {{2}} el {{3}}. Si necesitas reprogramar, responde este mensaje.

Paso D — Antes de guardar plantilla

Paso E — Antes de enviar campaña

§09

Canales

/channels

Qué hace

Muestra los canales disponibles y su estado de conexión (WhatsApp, Web, Email, Telegram).

  1. 1
    Entra a Canales.
  2. 2
    Revisa cada tarjeta: tipo, estado activo/inactivo, descripción.
  3. 3
    Verifica cuáles están listos para operación.
Importante
En perfiles de empresa sin permisos avanzados, este módulo puede ser solo informativo. Si necesitas activar o ajustar un canal y no ves acción disponible, solicita apoyo al responsable interno.
§10

Analíticas

/analytics

Qué hace

Muestra KPIs y tendencias reales de conversaciones, citas y contactos.

  1. 1
    Entra a Analíticas.
  2. 2
    Selecciona filtros de rango / canal en barra superior.
  3. 3
    Revisa KPIs principales.
  4. 4
    Analiza gráfico temporal para comportamiento por fecha.
  5. 5
    Usa Actualizar datos para refrescar.
Lectura mínima semanal
  • Conversaciones 30d
  • Citas 30d
  • Tasa de conversión
  • Tiempo de respuesta IA
§11

Usuarios

/team

Qué hace

Gestiona accesos del equipo: invitaciones, roles y estado de cuenta.

Invitar un usuario

  1. 1
    Entra a Usuarios.
  2. 2
    Haz clic en Invitar Usuario.
  3. 3
    Ingresa correo y rol.
  4. 4
    Confirma envío.

Cambiar rol / suspender / eliminar

Desde la tabla de usuarios puedes cambiar rol, suspender, reactivar o eliminar acceso. Confirma siempre antes de aplicar.

Reglas clave
  • No puedes auto-eliminarte o auto-suspenderte en operaciones críticas.
  • Debe existir al menos un company_owner activo.
§12

Configuración

/settings

Qué hace

Centraliza ajustes de negocio, asistente IA y catálogo de servicios.

  1. 1
    Entra a Configuración.
  2. 2
    Ajusta identidad del negocio (nombre, tipo, descripción).
  3. 3
    Ajusta personalidad IA y reglas operativas.
  4. 4
    Guarda cambios.
Recomendación para equipo no técnico
No cambies muchos parámetros a la vez. Haz cambio pequeño → guarda → prueba → documenta. Si afecta respuestas de IA, prueba con 2–3 conversaciones reales antes de seguir.

Catálogo de servicios

  1. 1
    Ve al bloque de servicios.
  2. 2
    Agrega / edita / elimina servicios.
  3. 3
    Guarda catálogo. Para CSV: abre opción de importación, sube CSV válido, revisa filas y guarda.
§13

Facturación

/billing

Qué hace

Muestra plan actual, planes disponibles y uso del periodo.

  1. 1
    Entra a Facturación.
  2. 2
    Revisa tarjeta de plan actual.
  3. 3
    Compara planes en la sección de planes.
  4. 4
    Revisa bloque Uso del Plan.
  5. 5
    Revisa historial de pagos (si aplica).
Cómo leerla sin tecnicismos
  • Plan actual: lo que tienes hoy activo.
  • Uso del plan: cuánto has consumido en el periodo.
  • Límites: hasta dónde puedes operar sin upgrade.

Si ves consumo alto: más control de campañas (cadencia), limpieza de audiencias o upgrade si el negocio ya lo justifica.

§14

Problemas comunes

Soluciones rápidas a los bloqueos más frecuentes.

No veo un módulo+

Revisa tu rol. Revisa si tu empresa tiene el módulo habilitado en plan/flags. Cierra sesión y vuelve a entrar.

No puedo guardar cambios+

Verifica permisos para ese módulo. Revisa campos obligatorios. Refresca y reintenta.

No puedo crear campaña o enviar+

Verifica plantilla válida, audiencia/segmento, y estado del módulo Campañas.

Se envió poco a poco+

Si activaste Cadencia de envío, el sistema manda por lotes. Revisa tamaño de lote e intervalo. Para acelerar: sube lote o baja intervalo.

Se enviaron menos contactos de los esperados+

Revisa opt-in, filtros del segmento (estado, etiquetas) y teléfonos inválidos o faltantes.

No puedo agendar cita+

Verifica que el módulo Agenda esté habilitado, los datos mínimos y permisos del rol.

§15

Checklist de capacitación

Marca cada punto cuando el usuario lo complete. Tu progreso se guarda automáticamente en este navegador.

Progreso: 0 / 140%
Nota
Si un usuario completa esta lista, ya puede operar AuraOne en nivel productivo básico.